Una advertencia escrita es una herramienta formal que los empleadores utilizan para abordar problemas de comportamiento o desempeño de un empleado. Se trata de una medida disciplinaria que documenta oficialmente las acciones inapropiadas del empleado y las consecuencias potenciales si no se corrige el comportamiento.
Esta guía exhaustiva le proporcionará una comprensión completa de las advertencias escritas en el ámbito laboral, desde su propósito y proceso hasta su implementación y los aspectos legales a considerar.
¿Qué es una Advertencia Escrita en el Trabajo?
Una advertencia escrita es una amonestación formal por escrito que se entrega a un empleado cuando éste infringe las políticas de la empresa o sus obligaciones laborales. Es una medida disciplinaria que se utiliza para comunicar claramente al empleado las consecuencias de su comportamiento y para documentar el incidente en caso de que sea necesario tomar medidas adicionales.
Propósito de una Advertencia Escrita
Las advertencias escritas cumplen con varios propósitos clave:
- Documentar formalmente la mala conducta: Una advertencia escrita crea un registro oficial del comportamiento problemático del empleado, lo que proporciona evidencia para futuras acciones disciplinarias, si es necesario.
- Comunicar las expectativas y las consecuencias: Una advertencia escrita deja en claro las expectativas de la empresa y las consecuencias de no cumplir con ellas.
- Proporcionar una oportunidad de mejora: La advertencia escrita le da al empleado la oportunidad de reconocer su error, entender la gravedad de la situación y tomar medidas para corregir su comportamiento.
- Proteger a la empresa: Una advertencia escrita puede ayudar a proteger a la empresa de posibles reclamos legales o demandas por parte del empleado.
¿Cuándo se Debe Utilizar una Advertencia Escrita?
Una advertencia escrita debe utilizarse como último recurso, después de que se hayan agotado otros métodos para abordar el problema, como la comunicación verbal o las conversaciones informales.
Algunos escenarios comunes en los que se puede justificar una advertencia escrita incluyen:
- Tardanzas o faltas reiteradas: Cuando un empleado llega tarde o falta al trabajo con frecuencia sin una justificación válida.
- Incumplimiento de las políticas de la empresa: Violación de las políticas de la empresa sobre el uso de dispositivos electrónicos, redes sociales, confidencialidad de la información, etc.
- Mal desempeño: Cuando el rendimiento del empleado no cumple con las expectativas de la empresa a pesar de las conversaciones informales y la capacitación.
- Comportamiento inapropiado: Uso de lenguaje inapropiado, acoso, discriminación, falta de respeto, etc.
- Incidente de seguridad: Violación de las normas de seguridad, uso inadecuado de equipos o herramientas, etc.
Procedimiento para Emisión de una Advertencia Escrita
El proceso de emisión de una advertencia escrita debe ser justo y transparente. Se recomienda seguir los siguientes pasos:
- Comunicación verbal inicial: Primero, se debe hablar con el empleado verbalmente sobre el comportamiento problemático. Esta conversación debe ser privada y profesional, y debe incluir una clara descripción del problema, las expectativas de la empresa y las consecuencias potenciales si el comportamiento no cambia.
- Documentación del incidente: Se debe documentar la conversación verbal, incluyendo la fecha, la hora, los temas discutidos y las acciones acordadas.
- Revisión del comportamiento: Se debe dar al empleado un período de tiempo razonable para mejorar su comportamiento.
- Preparación de la advertencia escrita: Si el problema persiste, se debe preparar una advertencia escrita.
- Entrega de la advertencia escrita: La advertencia escrita debe entregarse al empleado en persona, con la posibilidad de que el empleado la firme para reconocer su recepción.
- Revisión del comportamiento: Se debe controlar al empleado durante un período de tiempo determinado para evaluar si su comportamiento ha mejorado.
- Revisión de la advertencia escrita: Si el comportamiento del empleado no mejora, la advertencia escrita puede servir como base para la toma de medidas disciplinarias adicionales, como la suspensión o el despido.
Contenidos de una Advertencia Escrita
Una advertencia escrita debe ser clara, concisa y precisa. Debe incluir los siguientes elementos:
- Fecha del incidente: La fecha exacta en que ocurrió el comportamiento problemático.
- Nombre del empleado: El nombre completo del empleado a quien se le entrega la advertencia escrita.
- Descripción del comportamiento: Una descripción específica y detallada del comportamiento problemático.
- Política de la empresa violada: La política de la empresa que el empleado ha violado.
- Consecuencias: Las consecuencias potenciales si el empleado no corrige su comportamiento.
- Acciones esperadas: Las acciones específicas que se espera que el empleado tome para corregir su comportamiento.
- Período de prueba: El período de tiempo que se le da al empleado para mejorar su comportamiento.
- Derecho de apelación: El derecho del empleado a apelar la advertencia escrita.
- Firma del empleado y del supervisor: Las firmas del empleado y del supervisor que reconoce la entrega y recepción de la advertencia escrita.
Ejemplos de Advertencias Escritas
A continuación, se presentan algunos ejemplos comunes de advertencias escritas que se pueden utilizar en el lugar de trabajo:
- Tardanza o Falta al Trabajo: Una advertencia escrita por tardanza o falta al trabajo debe incluir la fecha y la hora del incidente, las razones por las que el empleado llegó tarde o faltó al trabajo, las expectativas de puntualidad de la empresa y las consecuencias de futuras tardanzas o faltas.
- Uso de Lenguaje Inapropiado: Una advertencia escrita por uso de lenguaje inapropiado debe incluir la fecha y la hora del incidente, la naturaleza del lenguaje inapropiado utilizado, las políticas de la empresa sobre el comportamiento profesional y las consecuencias de futuros incidentes.
- Acoso o Discriminación: Una advertencia escrita por acoso o discriminación debe incluir la fecha y la hora del incidente, una descripción detallada del acoso o discriminación, las políticas de la empresa sobre acoso y discriminación y las consecuencias de futuros incidentes.
- Mal Desempeño: Una advertencia escrita por mal desempeño debe incluir la fecha y la hora del incidente, la naturaleza del mal desempeño, las expectativas de desempeño de la empresa y las consecuencias de no mejorar el desempeño.
Aspectos Legales a Considerar
Al emitir una advertencia escrita, es esencial tener en cuenta los siguientes aspectos legales:
- Cumplimiento de las leyes laborales: La advertencia escrita debe cumplir con las leyes laborales aplicables en su jurisdicción.
- Justo proceso: El proceso de emisión de la advertencia escrita debe ser justo y equitativo.
- No discriminación: La advertencia escrita no debe utilizarse para discriminar a un empleado por motivos de raza, género, religión, discapacidad, etc.
- Documentación adecuada: La advertencia escrita debe estar debidamente documentada y debe incluir todos los detalles relevantes.
- Derecho de apelación: El empleado debe tener el derecho a apelar la advertencia escrita.
Recomendaciones para Redactar y Entregar una Advertencia Escrita
Para garantizar que la advertencia escrita sea efectiva y cumpla con su propósito, se deben considerar las siguientes recomendaciones:
- Utilizar un lenguaje claro y conciso: La advertencia escrita debe ser fácil de entender para el empleado.
- Documentar la infracción lo más pronto posible: La advertencia escrita debe emitirse lo más pronto posible después del incidente.
- Cumplir con lo establecido en la advertencia: La empresa debe cumplir con lo establecido en la advertencia escrita, incluyendo las consecuencias de no corregir el comportamiento.
- Ser consistente y transparente: La empresa debe ser consistente en la aplicación de las advertencias escritas y debe ser transparente con los empleados sobre sus políticas de disciplina.
- Considerar los acuerdos laborales: Si hay un acuerdo laboral vigente, la empresa debe tener en cuenta las cláusulas de disciplina y las advertencias escritas.
Conclusiones
Las advertencias escritas son una herramienta importante para los empleadores, pero deben utilizarse con prudencia y según el debido proceso. Es importante comprender el propósito, el proceso y los aspectos legales de las advertencias escritas para garantizar que se utilicen de manera justa y efectiva en el lugar de trabajo.