En el panorama laboral actual, caracterizado por la transformación digital, la flexibilidad y la constante evolución, establecer expectativas claras para los empleados se convierte en un pilar fundamental para el éxito empresarial. Un ambiente laboral donde las expectativas no están bien definidas puede generar confusión, frustración, disminución de la productividad y una alta rotación de personal.
Es crucial que tanto la gerencia como los empleados tengan una comprensión compartida de las responsabilidades, los roles, los objetivos y los estándares de rendimiento esperados. Esto implica definir las expectativas de comportamiento, rendimiento y tareas, tanto formalmente (manuales, descripciones de puesto) como informalmente (reuniones, conversaciones individuales). Un proceso de setting expectations bien definido no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también fomenta un clima laboral positivo basado en la transparencia y la confianza.
La importancia de establecer expectativas claras
La falta de claridad en las expectativas puede tener un impacto negativo significativo en el desempeño de los empleados. Si los empleados no comprenden lo que se espera de ellos, es probable que:
- Trabajen en dirección equivocada: No se alinearán con las metas y objetivos generales de la empresa.
- Se sientan inseguros: La incertidumbre puede generar ansiedad y desmotivación.
- No se sientan valorados: La falta de retroalimentación clara sobre el desempeño puede ser percibida como una falta de interés por parte de la empresa.
- Pierdan el interés: Un ambiente de trabajo donde no se conocen las reglas del juego puede provocar la búsqueda de oportunidades laborales más claras.
Por el contrario, cuando las expectativas son claras y se comunican de manera efectiva, los empleados:
- Entienden sus responsabilidades: Saben qué se espera de ellos y pueden desempeñar sus roles de forma eficiente.
- Se sienten motivados: La claridad en las expectativas crea un sentido de propósito y responsabilidad que puede impulsar la motivación.
- Mejoran su desempeño: La retroalimentación constante y la comunicación abierta permiten identificar áreas de mejora y alcanzar los objetivos de manera más efectiva.
- Están más comprometidos: Se sienten parte importante del equipo y contribuyen al éxito de la empresa.
Seis claves para establecer expectativas claras
Establecer expectativas claras es un proceso continuo que requiere atención y esfuerzo constante. Aquí te presentamos seis consejos para crear un sistema efectivo de setting expectations:
1. Establecerlas tempranamente y con frecuencia
Las expectativas deben establecerse desde el inicio de la relación laboral, incluso antes de la firma del contrato. Durante el proceso de contratación, es importante comunicar claramente los requisitos del puesto, las responsabilidades principales, las expectativas de desempeño y los valores de la empresa.
Después de la incorporación, la comunicación debe continuar de manera regular. Las conversaciones individuales, las reuniones de equipo y la retroalimentación constante son herramientas esenciales para mantener a los empleados informados sobre lo que se espera de ellos.
2. Mantenerlas realistas y alcanzables
Las expectativas deben ser realistas y alcanzables, considerando las habilidades, la experiencia y los recursos disponibles de cada empleado. Evitar establecer expectativas excesivas que puedan generar agotamiento o desmoralización.
Es crucial que los empleados sientan que pueden alcanzar los objetivos establecidos, lo que fomenta la motivación y el compromiso. Si las expectativas son demasiado altas, es probable que los empleados se sientan frustrados, lo que puede afectar su productividad y generar una sensación de fracaso.
3. Utilizar el marco SMART
Las expectativas deben ser SMART:
- Específicas: Definir con precisión las tareas y los objetivos.
- Medibles: Establecer indicadores claros para evaluar el progreso.
- Alcanzables: Garantizar que los objetivos sean realistas y alcanzables con los recursos disponibles.
- Relevantes: Asegurar que las expectativas estén alineadas con los objetivos generales de la empresa y con el puesto del empleado.
- Delimitadas en el tiempo: Establecer plazos específicos para el cumplimiento de las expectativas.
Al aplicar este marco, se asegura que las expectativas sean claras, medibles y que se puedan evaluar de manera objetiva.
4. Conectarlas a métricas claras
Definir métricas específicas para medir el éxito de las expectativas. Estas métricas deben ser cuantificables y permitir evaluar el progreso del empleado hacia el cumplimiento de sus objetivos.
Ejemplos de métricas:
- Número de ventas: Para un puesto comercial.
- Porcentaje de proyectos completados a tiempo: Para un puesto de gestión de proyectos.
- Tasa de respuesta al cliente: Para un puesto de atención al cliente.
La conexión entre las expectativas y las métricas permite realizar un seguimiento del desempeño del empleado y proporcionar una retroalimentación objetiva sobre su progreso.
5. Revisar el rendimiento regularmente
Es crucial realizar evaluaciones periódicas y conversaciones individuales con los empleados para asegurar que las expectativas estén alineadas con el desempeño real. Estas conversaciones deben ser constructivas y proporcionar retroalimentación específica sobre las áreas de fortaleza y las áreas de mejora.
Las evaluaciones regulares también permiten identificar cualquier obstáculo o desafío que el empleado esté enfrentando y buscar soluciones conjuntas.
6. Colaborar en la definición de expectativas
Involucrar a los empleados en la creación de las expectativas puede fomentar la participación y la responsabilidad. Es importante que los empleados se sientan escuchados y que sus ideas sean valoradas en la definición de los objetivos y las metas.
Esta colaboración puede generar un sentido de propiedad sobre las expectativas y aumentar el compromiso con su cumplimiento.
Comunicación efectiva de las expectativas
Comunicar las expectativas de manera efectiva es fundamental para que los empleados las comprendan y las cumplan.
- Explicar el «por qué»: No solo se trata de decir «haz esto», sino de explicar el «por qué» se espera que se haga.
- Claridad en la comunicación: Utilizar un lenguaje claro y conciso, evitando la ambigüedad o la jerga técnica que pueda generar confusión.
- Retroalimentación: Ofrecer retroalimentación regular y específica sobre el desempeño del empleado, tanto para los logros como para las áreas de mejora.
- Documentación: Documentar las expectativas de manera formal, en descripciones de puesto, manuales o documentos de referencia.
Diferencias entre expectativas individuales y de equipo
Es importante considerar que las expectativas pueden ser individuales o de equipo.
Expectativas individuales: Se refieren a las responsabilidades y los objetivos específicos de cada empleado. Estas expectativas se establecen a partir de la descripción de puesto, las evaluaciones de desempeño y las conversaciones individuales.
Expectativas de equipo: Se refieren a los objetivos y las metas que se esperan que un equipo alcance en conjunto. Es importante que las expectativas de equipo sean claras, transparentes y que todos los miembros del equipo estén alineados con ellas.
Establecer expectativas de equipo efectivas
- Comunicación transparente: Fomentar la comunicación abierta y honesta entre los miembros del equipo.
- Reiteración constante: Recordar las expectativas del equipo con regularidad y asegurar que todos estén en la misma página.
- Delegación: Asignar responsabilidades específicas a cada miembro del equipo, asegurando que todos se sientan responsables de su parte del trabajo.
- Definición de hitos: Establecer hitos claros para el cumplimiento de los objetivos del equipo.
- Celebración de los logros: Reconocer y celebrar los logros del equipo para fortalecer la cohesión y la motivación.
El impacto de las expectativas claras en la cultura organizacional
Establecer expectativas claras es un componente fundamental para crear una cultura organizacional saludable y productiva. Un ambiente de trabajo donde las expectativas son claras y se comunican de manera efectiva fomenta:
- Confianza: Los empleados confían en que se les está dando la información necesaria para tener éxito.
- Motivación: La claridad en las expectativas genera un sentido de propósito y responsabilidad que impulsa la motivación.
- Responsabilidad: Los empleados se responsabilizan por sus acciones y su contribución al éxito de la empresa.
- Equidad: Todos los empleados tienen las mismas oportunidades de éxito, ya que se les están dando las herramientas y la información necesaria para desempeñar su trabajo de manera efectiva.
- Productividad: Cuando los empleados saben qué se espera de ellos, pueden concentrarse en sus tareas y lograr resultados tangibles.
Conclusión: la clave del éxito
En un mundo laboral cada vez más complejo y dinámico, establecer expectativas claras se convierte en una necesidad imperante para las empresas que buscan el éxito. Un sistema efectivo de setting expectations no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que también fomenta un clima laboral positivo basado en la transparencia, la confianza y la responsabilidad compartida.
Invertir en la definición y la comunicación de las expectativas es invertir en el futuro de la empresa y en el desarrollo de los empleados. La claridad en las expectativas crea un ambiente de trabajo más positivo, motivador y productivo, donde todos pueden alcanzar su máximo potencial.