El proceso de offboarding (despedida o salida de un empleado) es a menudo menospreciado en comparación con el onboarding (bienvenida). Sin embargo, una salida bien gestionada es tan importante como una entrada exitosa. Un proceso de offboarding cuidadosamente planificado y ejecutado no solo garantiza una transición suave para el empleado que se va, sino que también protege los intereses de la empresa, preserva la imagen de la marca y, en muchos casos, abre la puerta a futuras oportunidades.
En este artículo, exploraremos un offboarding checklist template exhaustivo que abarca todos los aspectos esenciales de una salida exitosa.
La Importancia del Offboarding
El offboarding no es simplemente un acto administrativo de cierre de cuentas y entrega de documentos. Es una oportunidad para:
- Mantener una relación positiva con el empleado que se va: Un proceso de offboarding respetuoso y bien manejado puede dejar una buena impresión en el ex empleado, lo que puede traducirse en un embajador de la marca, un cliente potencial o incluso un «boomerang employee» que regresa en el futuro.
- Proteger los activos de la empresa: El offboarding efectivo ayuda a asegurar que los conocimientos y la propiedad intelectual de la empresa permanezcan protegidos.
- Prevenir riesgos legales: Un proceso de offboarding adecuado garantiza que se cumplan todos los requisitos legales relacionados con la salida del empleado, evitando posibles litigios.
- Mejorar el proceso de onboarding para los nuevos empleados: Al identificar las deficiencias o áreas de mejora en el proceso de salida, las empresas pueden ajustar sus procesos de onboarding para futuros empleados.
Checklist de Offboarding: La Guía Paso a Paso
Este offboarding checklist template ofrece una guía detallada para un proceso de salida eficiente y positivo:
Fase 1: Comunicación Inicial
- Comunicar la salida: Informar al empleado sobre la decisión de su salida de manera clara, concisa y profesional. Ofrecer un apoyo emocional y respuestas honestas a sus preguntas.
- Aclarar la fecha de salida: Determinar la fecha final de empleo y notificarlo de manera formal.
- Definir el período de transición: Si corresponde, establecer un período de transición para facilitar la entrega de tareas y responsabilidades a otros empleados.
Fase 2: Obtención de Conocimientos y Documentación
- Recopilar información: Obtener del empleado información vital, como las contraseñas de las cuentas, los procesos y procedimientos que conoce, y las relaciones con proveedores clave.
- Documentar el conocimiento: Transferir el conocimiento del empleado a través de documentos, videos o capacitaciones.
- Revisar la documentación: Revisar contratos, acuerdos de confidencialidad, planes de beneficios y otros documentos relevantes para asegurar que se cumplan las obligaciones legales.
Fase 3: Preparación para la Salida
- Preparar el espacio de trabajo: Retirar el equipo de trabajo, la computadora y otros recursos del empleado.
- Gestionar la cuenta de correo electrónico: Desactivar la cuenta de correo electrónico del empleado o redirigir los correos electrónicos a otros miembros del equipo.
- Actualizar el sistema de información: Remover al empleado del sistema de nómina, la base de datos de empleados y otros sistemas relevantes.
Fase 4: Entrenamiento y Soporte
- Preparar a los compañeros: Informar al equipo sobre la salida del empleado y proporcionarles la información necesaria para cubrir las responsabilidades del empleado que se va.
- Brindar apoyo al empleado: Asegurar que el empleado reciba el apoyo necesario para la transición, como información sobre el seguro de desempleo, orientación profesional o apoyo emocional.
Fase 5: Salida y Seguimiento
- Realizar una entrevista de salida: Realizar una entrevista con el empleado para recopilar comentarios sobre su experiencia en la empresa y identificar posibles áreas de mejora.
- Expresar agradecimiento: Agradecer al empleado por su contribución a la empresa.
- Mantener contacto: Ofrecer apoyo y mantener un canal de comunicación abierto con el ex empleado, incluso después de su salida.
Recursos para la Gestión de Offboarding
- Plantilla de Offboarding Document Template: Esta plantilla te ayudará a crear un documento que resume el proceso de salida del empleado, incluyendo la fecha de salida, las tareas a completar y los contactos clave.
- Plataforma Bob: Esta plataforma ofrece una solución integral para la gestión de la experiencia del empleado, incluyendo el offboarding, automatizando tareas, gestionando la comunicación y recopilando información valiosa.
Conclusión
Un proceso de offboarding bien estructurado y ejecutado no solo beneficia al empleado que se va, sino que también fortalece la reputación de la empresa y crea una cultura de respeto y gratitud. Al implementar las mejores prácticas y utilizar una offboarding checklist template efectiva, las empresas pueden minimizar los riesgos, proteger sus activos y cultivar relaciones positivas con sus ex empleados.