Una advertencia escrita para empleados es un recordatorio por escrito que detalla los comportamientos esperados, los incidentes de mala conducta y las consecuencias correspondientes. Es una herramienta esencial para los profesionales de RRHH para abordar problemas como la tardanza, el ausentismo, el bajo rendimiento y las violaciones de las políticas de la empresa.
Las advertencias escritas ayudan a documentar los problemas de comportamiento y rendimiento, proporcionando una prueba tangible de las acciones tomadas. Además, sirven como un aviso formal al empleado de que se espera un cambio en su comportamiento. En algunos casos, una advertencia escrita puede ser un requisito previo para la terminación del empleo.
Estructura de una advertencia escrita
Una advertencia escrita debe ser clara, concisa y profesional. La estructura general incluye:
- Fecha: La fecha en que se emite la advertencia escrita.
- Nombre del empleado: El nombre completo del empleado que recibe la advertencia escrita.
- Nombre del supervisor: El nombre completo del supervisor que emitió la advertencia escrita.
- Nombre del representante de RRHH: El nombre completo del representante de RRHH involucrado en la emisión de la advertencia escrita.
- Detalles del comportamiento inaceptable: Una descripción clara y concisa del comportamiento inaceptable, incluyendo fechas, ubicaciones y testigos.
- Consecuencias de no cambiar el comportamiento: Una declaración clara de las consecuencias de no corregir el comportamiento inaceptable. Esto podría incluir una suspensión, una reducción de salario o la terminación del empleo.
- Procedimiento de apelación: Una descripción del proceso que el empleado puede seguir para apelar la advertencia escrita.
Plantillas de advertencia escrita
A continuación, se presentan dos plantillas de advertencia escrita, una para la primera advertencia escrita y otra para la advertencia final.
Primera advertencia escrita
Asunto: Advertencia escrita
Estimado/a [Nombre del empleado]:
Le escribo para informarle formalmente sobre una advertencia escrita en relación con su comportamiento el [Fecha del incidente]. [Descripción del incidente].
Este comportamiento es inaceptable y viola la política de la empresa [Nombre de la política]. Se espera que usted cumpla con todas las políticas de la empresa en todo momento.
Si su comportamiento no mejora, se tomarán medidas disciplinarias adicionales, que pueden incluir la suspensión o la terminación del empleo.
Por favor, revise este documento cuidadosamente y acuse recibo de la advertencia escrita firmando la copia que se adjunta.
Atentamente,
[Nombre del supervisor]
Ejemplo:
Descripción del incidente: «Llegó tarde al trabajo sin justificación válida el 10 de marzo de 2023, lo que afectó negativamente al equipo.»
Consecuencias de no cambiar el comportamiento: «Se le otorgará una suspensión sin paga si vuelve a llegar tarde al trabajo.»
Procedimiento de apelación: «Puede apelar esta advertencia escrita dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de este documento.»
Advertencia final
Asunto: Advertencia final
Estimado/a [Nombre del empleado]:
Le escribo para informarle formalmente sobre una advertencia final en relación con su comportamiento el [Fecha del incidente]. [Descripción del incidente].
Esta es su segunda advertencia escrita por este tipo de comportamiento. Se espera que usted cumpla con todas las políticas de la empresa en todo momento.
Esta es una advertencia final y cualquier infracción adicional resultará en la terminación del empleo.
Por favor, revise este documento cuidadosamente y acuse recibo de la advertencia final firmando la copia que se adjunta.
Atentamente,
[Nombre del supervisor]
Ejemplo:
Descripción del incidente: «Ha recibido una advertencia escrita por llegar tarde al trabajo el 10 de marzo de 2023. Posteriormente, volvió a llegar tarde al trabajo sin justificación válida el 24 de marzo de 2023.»
Consecuencias de no cambiar el comportamiento: «Si vuelve a llegar tarde al trabajo, será despedido/a.»
Procedimiento de apelación: «Puede apelar esta advertencia final dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de este documento.»
Ejemplos de advertencias escritas
Aquí se presentan ejemplos de advertencias escritas para casos específicos:
Bajo rendimiento
Asunto: Advertencia escrita por bajo rendimiento
Estimado/a [Nombre del empleado]:
Le escribo para informarle formalmente sobre una advertencia escrita en relación con su bajo rendimiento en las últimas semanas.
[Descripción del incidente].
Su rendimiento actual no cumple con los estándares establecidos para su puesto. Se espera que usted mejore su rendimiento en los próximos [Número] días.
Se le proporcionará capacitación adicional y apoyo para mejorar su rendimiento. Si su rendimiento no mejora, se tomarán medidas disciplinarias adicionales, que pueden incluir la suspensión o la terminación del empleo.
Por favor, revise este documento cuidadosamente y acuse recibo de la advertencia escrita firmando la copia que se adjunta.
Atentamente,
[Nombre del supervisor]
Comportamiento poco profesional
Asunto: Advertencia escrita por comportamiento poco profesional
Estimado/a [Nombre del empleado]:
Le escribo para informarle formalmente sobre una advertencia escrita en relación con su comportamiento poco profesional el [Fecha del incidente].
[Descripción del incidente].
Este comportamiento es inaceptable y viola la política de la empresa [Nombre de la política]. Se espera que usted mantenga un comportamiento profesional en todo momento.
Si su comportamiento no mejora, se tomarán medidas disciplinarias adicionales, que pueden incluir la suspensión o la terminación del empleo.
Por favor, revise este documento cuidadosamente y acuse recibo de la advertencia escrita firmando la copia que se adjunta.
Atentamente,
[Nombre del supervisor]
Problemas de asistencia
Asunto: Advertencia escrita por problemas de asistencia
Estimado/a [Nombre del empleado]:
Le escribo para informarle formalmente sobre una advertencia escrita en relación con sus problemas de asistencia recientes.
[Descripción del incidente].
Se espera que usted esté presente en el trabajo a tiempo y de forma regular. Su ausencia frecuente ha afectado negativamente a su equipo y al trabajo en general.
Si su asistencia no mejora, se tomarán medidas disciplinarias adicionales, que pueden incluir la suspensión o la terminación del empleo.
Por favor, revise este documento cuidadosamente y acuse recibo de la advertencia escrita firmando la copia que se adjunta.
Atentamente,
[Nombre del supervisor]
Consejos para entregar advertencias escritas
Estos son algunos consejos para entregar advertencias escritas de manera efectiva:
- Actúe con rapidez: No espere para emitir una advertencia escrita. Cuanto antes se emita, más eficaz será.
- Use el membrete de la empresa: Asegúrese de que la advertencia escrita lleve el membrete de la empresa para darle más peso.
- Entregue la advertencia en privado y en persona: Entregue la advertencia escrita en persona y en privado. Esto permite que el empleado reciba la información sin sentirse avergonzado.
- Tenga datos a la mano: Asegúrese de tener todos los datos necesarios para respaldar la advertencia escrita, como fechas, ubicaciones y testigos.
- Brinde apoyo al empleado: Aunque se está emitiendo una advertencia escrita, es importante brindar apoyo al empleado. Ofrezca recursos y capacitación para ayudarlo a mejorar su comportamiento o rendimiento.
- Mantenga registros: Es importante mantener registros de todas las advertencias escritas que se emitan. Esto puede ser útil en caso de que se deba tomar una acción disciplinaria adicional o en caso de que el empleado presente una queja.
Conclusión
Las advertencias escritas son una herramienta importante para los profesionales de RRHH para abordar los problemas de comportamiento y rendimiento de los empleados. Al seguir los pasos adecuados y utilizar las plantillas proporcionadas, puede crear advertencias escritas que sean claras, concisas y profesionales.
Es crucial recordar que las advertencias escritas deben utilizarse como un último recurso. La comunicación abierta y transparente, así como la capacitación y el apoyo, son esenciales para crear un ambiente laboral positivo y productivo.