Un away day, o día fuera de la oficina, es una herramienta poderosa para fomentar el trabajo en equipo, la creatividad y la cohesión entre los miembros de una organización. Sin embargo, para que un away day sea realmente efectivo, es necesario planificar cuidadosamente cada detalle, desde la elección del lugar hasta las actividades que se realizarán.
En este artículo, te guiaremos paso a paso para que puedas organizar un away day exitoso, con el objetivo de que tu equipo obtenga el máximo beneficio de esta experiencia.
¿Qué es un Away Day?
Un away day es un evento corporativo que se lleva a cabo fuera del lugar de trabajo habitual. El objetivo principal es crear un ambiente que permita a los miembros del equipo interactuar de manera más relajada, fortalecer los lazos entre ellos y trabajar en proyectos conjuntos de manera más efectiva. Es un día dedicado a la colaboración, la innovación, la estrategia y el desarrollo del equipo.
El away day puede tener diferentes objetivos, por ejemplo, puede utilizarse para:
- Establecer la visión y estrategia del equipo: Se puede aprovechar para discutir los objetivos del equipo a largo plazo, las estrategias para alcanzarlos y para alinear a todos los miembros con la dirección que se quiere tomar.
- Mejorar la comunicación y la colaboración: Las actividades que se realicen durante el away day pueden ayudar a mejorar la comunicación entre los miembros del equipo, fomentando la confianza y el trabajo conjunto.
- Resolver problemas y encontrar soluciones: Un entorno informal puede facilitar la generación de ideas y la resolución de problemas que se presentan en el día a día.
- Fomentar la innovación: Al crear un espacio fuera de la rutina, se pueden estimular la creatividad y la innovación.
- Celebrar los logros del equipo: Un away day también puede servir como una ocasión para celebrar los logros del equipo y para reconocer el esfuerzo individual de cada miembro.
Cómo Organizar un Away Day Exitoso
Ahora que sabemos qué es un away day y para qué sirve, vamos a profundizar en los pasos que necesitas seguir para que tu evento sea un éxito.
1. Define el Objetivo Principal del Away Day
Antes de empezar a planificar, debes tener claro el objetivo principal del away day. ¿Qué quieres lograr con este evento? ¿Mejorar la comunicación, generar nuevas ideas, establecer la estrategia del equipo, celebrar los logros?
Define el objetivo de forma clara y concisa, y comunícalo a todos los miembros del equipo. Este objetivo será la base de todas las decisiones que tomes durante la planificación del away day.
2. Elige el Lugar Ideal
El lugar elegido para el away day juega un papel crucial en el éxito del evento. Debe ser un espacio que inspire, fomente la concentración y evite las distracciones.
Considera los siguientes factores:
- Ubicación: Busca un lugar accesible para todos los miembros del equipo y que esté a una distancia razonable de la oficina.
- Ambiente: El lugar debe ser agradable, cómodo y propiciar la creatividad y el trabajo en equipo. Puede ser un hotel, un centro de conferencias, un espacio al aire libre o incluso un lugar inusual, como un museo o una granja.
- Instalaciones: Asegúrate de que el lugar cuente con las instalaciones necesarias para las actividades que has planificado.
- Presupuesto: Ten en cuenta el presupuesto disponible para elegir un lugar que se ajuste a tus necesidades y posibilidades.
3. Planifica las Actividades del Away Day
Las actividades que se realicen durante el away day son el corazón del evento. Deben estar alineadas con el objetivo principal que has definido y deben ser atractivas, estimulantes e interactivas.
Ejemplos de actividades para un away day:
- Sesiones de brainstorming: Dedica tiempo a generar ideas y soluciones para los desafíos que enfrenta el equipo.
- Presentaciones y talleres: Invita a expertos o líderes de la empresa a compartir su conocimiento y experiencia con el equipo.
- Ejercicios de team building: Utiliza juegos, actividades y desafíos para fomentar la colaboración, la comunicación y la confianza entre los miembros del equipo.
- Sesiones de networking: Si el away day incluye a miembros de diferentes equipos, organiza actividades para que se conozcan y puedan interactuar entre ellos.
- Visitas a empresas o instituciones: Si el objetivo del away day es inspirar a los miembros del equipo, puedes incluir una visita a una empresa o institución de referencia.
- Tiempo libre para socializar: No olvides incluir tiempo libre para que los miembros del equipo puedan relajarse, socializar y disfrutar de la compañía de los demás.
4. Considera la Inclusión de una Noche en el Lugar
Si el away day se extiende más allá de un día, es recomendable que incluya una noche en el lugar. Esto permite que el equipo se conozca mejor fuera del entorno laboral y que puedan disfrutar de momentos más informales y relajados.
La noche puede incluir actividades como:
- Cena de equipo: Una cena en un ambiente informal puede fomentar la conversación y la camaradería entre los miembros del equipo.
- Actividades de entretenimiento: Un karaoke, una película o juegos de mesa pueden ser una buena forma de terminar el día de una manera divertida y relajada.
5. Asigna Puntos de Acción
Es importante que al finalizar el away day se definan puntos de acción concretos. De esta forma, se asegura que las ideas y conclusiones que se hayan generado durante el evento no se queden solo en palabras.
Estos puntos de acción deben ser:
- Claros y específicos: Definir con precisión qué se va a hacer, cuándo se va a hacer y quién se va a encargar de cada tarea.
- Medibles: Establecer métricas para poder evaluar el progreso y el éxito de las acciones que se implementen.
- Realistas y alcanzables: Asegurarse de que los puntos de acción sean viables y que se puedan llevar a cabo dentro del tiempo y los recursos disponibles.
6. Invita a Oradores Externos
Invitar a oradores externos puede añadir un valor adicional al away day. Los oradores pueden aportar nuevas perspectivas, motivaciones y conocimientos que pueden ser de gran beneficio para el equipo.
Considera la posibilidad de invitar a:
- Expertos en la industria: Pueden compartir su experiencia y visión sobre el mercado y las tendencias del sector.
- Entrenadores deportivos: Pueden ofrecer charlas sobre liderazgo, trabajo en equipo y superación personal.
- Clientes: Pueden ofrecer una perspectiva externa sobre la empresa y sus productos o servicios.
7. Prepara un Presupuesto
Un presupuesto realista te ayudará a controlar los gastos del away day y a asegurar que se ajusta a las posibilidades de la empresa.
Considera los siguientes gastos:
- Lugar: Incluye el alquiler del espacio, el catering y las bebidas.
- Actividades: Ten en cuenta los gastos de las actividades que se realicen durante el away day.
- Transporte: Si el equipo se desplaza al lugar del evento, calcula los gastos de transporte.
- Material de trabajo: Incluye los materiales que se necesitarán para las actividades que se lleven a cabo durante el away day.
8. Evalúa el Away Day
Una vez finalizado el evento, es importante evaluar el away day para identificar qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuras ocasiones.
Para evaluar el away day, puedes realizar una encuesta a los miembros del equipo para obtener su opinión sobre:
- La utilidad del evento: ¿Fue útil el away day para lograr el objetivo principal que se había definido?
- Las actividades: ¿Fueron las actividades interesantes, atractivas y relevantes para el equipo?
- El lugar: ¿Era el lugar adecuado para las actividades que se realizaron?
- La organización: ¿Estaba el away day bien organizado?
9. Comparte los Resultados con el Equipo
Es importante compartir con el equipo los resultados de la evaluación del away day. Esto ayudará a que todos sean conscientes de los aspectos positivos y negativos del evento, y a que se sientan partícipes de la mejora continua del proceso.
Conclusión
Un away day bien organizado puede ser una herramienta invaluable para el desarrollo de equipos, la innovación y la estrategia. Con planificación, creatividad y atención a los detalles, tu equipo puede disfrutar de una experiencia inspiradora y productiva que impulse el trabajo en equipo y la colaboración.
Recuerda que el objetivo principal de un away day es generar un impacto positivo en el equipo y en la empresa.